Salah satu informasi yang wajib diketahui mahasiswa baru di kampus adalah silabus mata kuliah. Biasanya, pada pertemuan pertama, dosen akan memberikan informasi mengenai lokasi dan jam operasional kantornya, alamat email miliknya dan nomor handphone pribadinya yang tertera pada silabus tersebut.

Kamu bisa menghubungi beliau melalui 3 kanal tersebut. Mengunjungi dosen di kantor umumnya akan sangat bermanfaat untuk diskusi secara intensif mengenai mata kuliah terkait. Tapi, sebelum ke kantor, tidak jarang kamu harus “booking” waktu beliau terlebih dahulu lewat email maupun chat (SMS). 

Meskipun lewat email terasa lebih formal, namun tidak jarang dosen akan lebih jarang membuka dan membalasnya. Akibatnya, banyak mahasiswa yang menghubungi dosennya secara langsung lewat chat atau SMS. Walaupun terkesan informal, tapi menghubungi dosen lewat chat juga memiliki etika tersendiri, karena walau bagaimanapun, beliau adalah orang yang harus dihormati.

Berikut ini beberapa etika yang harus kamu perhatikan saat menghubungi dosen melalui pesan singkat:

Etika Menghubungi Dosen secara Online

Sebagai mahasiswa, tentunya ada aturan tidak tertulis mengenai hal yang boleh dan tak boleh dilakukan oleh mahasiswa. Salah satunya tentang etika menghubungi dosen secara online untuk berbagai kepentingan. Nah, kamu perlu menyimaknya di bawah ini agar tidak dianggap lancang atau tidak sopan oleh dosen.

1. Perhatikan waktu pengiriman

Salah satu  etika cara menghubungi dosen lewat WA adalah memperhatikan waktu pengiriman. Hindari mengirim pesan di luar jam kerja, seperti malam atau dini hari, hari libur atau waktunya istirahat siang. Sebab, sebagaimana orang pada umumnya, dosen juga kurang senang jika waktu istirahatnya diganggu. 

Jika takut lupa, kamu bisa memanfaatkan fitur pesan terjadwal yang ada di email. Dengan demikian, kamu bisa menuliskan isi teksnya terlebih dahulu dan mengirimkan pesan pada waktu yang sekiranya sesuai. 

2. Awali dan tutup dengan salam

Salam adalah komponen yang penting untuk membuka dan menutup surat resmi. Oleh karena itu, jangan lupa tuliskan salam dengan lengkap, seperti Assalamualaikum atau selamat pagi untuk membuka dan menutup chat. Hindari menggunakan singkatan, seperti Aslkm atau Waslam karena terkesan tidak sopan dan formal. 

3. Perkenalkan diri

Ketahuilah kalau mahasiswa yang diajar oleh seorang dosen ada banyak. Maka dari itu, saat menghubungi dosen untuk keperluan apapun, kamu harus memperkenalkan diri mulai dari nama, asal kelas, jurusan dan angkatan. Tujuannya adalah supaya beliau dapat mengidentifikasi dirimu dengan mudah. Hal ini terkecuali jika beliau memang sudah cukup kenal dekat denganmu entah karena kamu menjadi asisten dosen atau karena hubungan lainnya. 

4. Gunakan bahasa yang formal dan santun

Menghubungi dosen juga wajib menggunakan bahasa yang formal dan santun. Misalnya, menggunakan “saya dan Anda” sebagai kata ganti dan bukan “gue atau lu”. Hindari juga menggunakan format chat yang dirasa dapat menurunkan “kadar formalitas” percakapan tersebut, seperti capslock berlebihan, emoji dan lain sebagainya. 

5. Tidak bertele-tele

Setelah memperkenalkan diri, sebaiknya kamu langsung mengutarakan maksud dan tujuanmu mengirim pesan tersebut. Selain lebih sopan, hal ini juga bisa membuat pesan tersebut dapat tersampaikan dengan lebih efektif, sebab dosen bisa langsung membacanya dengan cepat. Setelah itu, segera ucapkan terima kasih dan salam penutup. 

Memang, tidak semua dosen menuntut pesan yang sopan dan tertata rapi. Beberapa dosen muda memiliki aturan yang lebih longgar mengenai teknis pengiriman pesan ini. Akan tetapi tentu mengirim pesan yang formal dan rapi akan lebih baik untuk menghormati beliau. 

Contoh Template Chat untuk Menghubungi Dosen

1. Chat untuk mengkonfirmasi jam kuliah

“Selamat siang, Pak Haryono. Perkenalkan saya Adisty, mahasiswa Bapak dalam mata kuliah Matematika Ekonomi 2 Kelas A. Saya ingin mengkonfirmasi mengenai perubahan jam kuliah. Apakah benar, jam kuliah Matematika Ekonomi 2 Kelas A untuk Selasa 13 Februari diundur dari jam 7 pagi ke jam 10 pagi?

Terima kasih atas waktunya, Pak. Saya mohon maaf apabila mengganggu. Selamat siang”

2. Chat dosen untuk izin sakit

Seringkali, kehadiran dan keaktifan mahasiswa di kelas juga menjadi faktor penilaian dalam mata kuliah tersebut. Meskipun ada jatah ketidakhadiran, tentu akan lebih baik jika kamu chat dosen  izin sakit. Berikut ini template dan contohnya:

“Assalamualaikum, Wr. Wb. 

Selamat pagi, Pak Haryono. Nama saya Clarissa Mampiring dari kelas Matematika Ekonomi Kelas B yang Bapak ampu. Sebelumnya, saya mohon maaf apabila mengganggu waktu Bapak, disini saya ingin mengajukan izin sakit atas ketidakhadiran saya di kelas Bapak pada Selasa tanggal 13 Februari lalu. Berikut ini saya lampirkan bukti rekam medis yang diberikan oleh rumah sakit tempat saya dirawat sebagai pendukung. 

Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak. Selamat pagi, Wassalamualaikum, Wr. Wb.”

3. Chat dosen untuk bertemu

Seperti yang telah disebutkan di atas, seringkali mahasiswa harus “booking” waktu dosen terlebih dahulu sebelum bertemu. Hal ini karena seringkali dosen cukup sibuk untuk datang ke kantor tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Berikut ini template-nya:

“Selamat siang, Prof. Rini. Saya Amiruddin, mahasiswa bimbingan Ibu dalam Program Kewirausahaan yang diselenggarakan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Dalam pesan ini, saya dan teman-teman ingin bertanya mengenai waktu ketersediaan Ibu di kantor, mengingat kami sudah menyelesaikan proposal bisnis yang diminta oleh pihak fakultas, sehingga membutuhkan kritik dan saran Ibu untuk dokumen tersebut. Terima kasih atas perhatian, Ibu. Mohon maaf bilamana chat ini mengganggu. Selamat siang.”

4. Chat Dosen Pembimbing KKN

“Assalamualaikum Wr. Wb. 

Selamat siang, Prof. Andin. Saya Muhammad Ruslan dari Tim KKN Pamenang Universitas Hayam Wuruk. Berhubung saya dan teman-teman sudah sampai di lokasi KKN, kami berniat untuk melakukan acara pembukaan KKN bersama pamong Desa dan karang taruna. Namun tentunya kami harus mempertimbangkan waktu ketersediaan Ibu untuk menghadiri acara tersebut. Kira-kira, apakah Ibu Andin bersedia untuk mengisi acara tersebut, dan jika bersedia, kira-kira kapan waktu yang Ibu inginkan? Terima kasih, mohon maaf bila mengganggu. 

Wassalamualaikum Wr. Wb”

5. Chat Dosen Minta Tanda Tangan

Tanda tangan dosen pembimbing seringkali dibutuhkan untuk berbagai keperluan, mulai dari surat pengesahan skripsi, hingga program kerja KKN. Untuk meminta tanda tangan ini, kamu wajib menghubungi dosen pembimbing secara langsung maupun melalui chat. Berikut ini contohnya:

“Selamat pagi, Pak Haryono. Saya Jingga Permata Sari dari kelompok KKN Desa Penari ingin meminta tanda tangan Bapak untuk keperluan beberapa program kerja kami. Kiranya, apakah Bapak bersedia untuk menandatangani beberapa dokumen ini secara online? Atau kira-kira kapankah Bapak bisa kami hubungi secara langsung di kantor?

Sebelumnya, saya ucapkan terima kasih atas waktu dan kesediaan Bapak. Saya juga mohon maaf apabila ada kata-kata yang kurang berkenan. Selamat pagi. 

Yuk, Daftar dan Belajar Lebih Banyak Bareng Skuling!

Ingin masuk kampus impian? Yuk belajar bareng Skuling Pro! Akses ke ribuan soal tryout UTBK online, live class exclusive dan berbagai fasilitas menarik lainnya untuk menunjang kemampuanmu masuk kampus terbaik di Indonesia! Tunggu apa lagi? Yuk daftar Skuling sekarang juga!