Setiap dihadapkan dengan pekerjaan atau tugas yang banyak, terkadang seseorang menjadi bingung harus mengerjakan bagian mana terlebih dahulu. Alhasil, pekerjaan menjadi tidak maksimal dan cenderung tidak selesai.
Terlebih lagi bagi para SkulChamps yang sekarang ini sedang dihadapkan dengan persiapan UTBK SNBT 2024 yang hanya hitungan bulan. Banyaknya materi dan latihan soal yang harus dipelajari menjadi tantangan tersendiri dalam manajemen waktu.
Nah, artikel berikut ini akan memperkenalkan konsep Eisenhower Matrix yang sangat bermanfaat untuk bantu manajemen waktu kamu. Lantas, bagaimana cara menerapkannya? Daripada penasaran, mari simak informasi lebih lengkapnya pada penjelasan di bawah ini!
Apa Itu Eisenhower Matrix?
Sesuai dengan namanya, Eisenhower Matrix diperkenalkan pertama kali oleh Dwight D. Eisenhower. Beliau adalah Presiden Amerika Serikat ke-34 yang mengajukan gagasan matrix tersebut. Namun, pada saat itu, konsep tersebut belum tersebar luas dan digunakan oleh banyak orang.
Namun, kemudian Stephen Covey, seorang penulis buku The 7 Habits of Highly Effective People, mengulas kembali gagasan tersebut dan mengembangkannya untuk diterapkan dalam manajemen tugas. Tujuan utama matrix ini adalah untuk mengarahkan seseorang bisa membedakan mana tugas yang mendesak, tugas tidak mendesak, tugas penting, dan tugas tidak penting.
Dengan mengidentifikasi tugas tersebut, kamu bisa tahu hal apa saja yang bisa diselesaikan lebih dahulu dibandingkan lainnya. Jadi, pekerjaan pun akan selesai lebih efektif dan tepat waktu.
Tugas-tugas tersebut dimasukkan ke dalam 4 kuadran berdasarkan fungsinya masing-masing, antara lain seperti yang dijelaskan pada pembahasan di bawah ini:
1. Kuadran I – DO (Tugas Penting dan Mendesak)
Kuadran 1 ini mengharuskan kamu untuk mengklasifikan tugas mana yang harus diselesaikan saat itu juga dan bersifat mendesak. Misalnya, kamu sedang mempersiapkan diri untuk belajar UTBK SNBT 2024. Namun, ada 1 tugas sekolah yang harus dikumpulkan keesokan harinya.
Nah, kamu bisa masukkan tugas sekolah tersebut dalam kuadran 1 karena sifatnya penting dan mendesak. Mengapa demikian? Tugas sekolah masih menjadi kewajiban kamu sebagai siswa/i sebuah instansi dan menjadi syarat untuk mendapatkan nilai.
Jadi, walau kamu harus belajar untuk ujian, kamu juga tidak boleh lalai dalam mengerjakan tugas sekolah.
2. Kuadran II – DECIDE (Tugas Penting, tetapi Tidak Mendesak)
Pada kuadran 2 ini, kamu bisa meletakkan tugas mana yang masih tergolong penting, tetapi tidak mendesak. Dengan kata lain, kamu bisa mengerjakan tugas ini belakangan atau dijadwalkan di lain hari.
Misalnya, kamu harus mengejar pengerjaan latihan soal Penalaran Matematika untuk persiapan ujian. Akan tetapi, beberapa hari lagi kamu harus mengikuti ujian sekolah (US). Kamu bisa mengerjakan latihan soal Penalaran Matematika tersebut belakangan dan mengutamakan ujian sekolah.
Mengapa demikian? Latihan soal bisa ditunda karena kamu tetap bisa mengerjakannya dari berbagai sumber, seperti aplikasi belajar Skuling.id. Dengan Skuling, kamu tetap bisa mengakses soal Penalaran Matematika beserta pembahasannya kapan pun.
3. Kuadran III – DELEGATE (Tugas Mendesak, tetapi Tidak Penting)
Berbeda dengan kuadran sebelumnya, kuadran 3 ini harus diselesaikan saat itu juga, tetapi tidak penting. Mengapa demikian? Pasalnya, kegiatan di kuadran 3 ini tidak akan memengaruhi tujuan (goals) jangka panjang kamu.
Contohnya, kamu memiliki bagian dalam tugas kelompok yang harus dikumpulkan minggu depan. Karena masih bisa diulur, kamu dapat meminta bantuan ke teman yang lain untuk mencari sumber yang diperlukan. Nantinya, kamu akan mulai mengerjakan bagianmu sendiri ketika sudah waktunya.
4. Kuadran IV – ELIMINATE (Tugas Tidak Penting dan Tidak Mendesak)
Kuadran terakhir ini lebih mengacu pada waktu kosong (free time) dan waktu istirahat. Namun, bukan berarti kuadran ini tidak penting, ya!
Kamu tetap harus menyeimbangkan antara belajar dan istirahat agar lebih produktif dalam manajemen waktu. Di kuadran ini pun, kamu bisa mengisi kegiatan positif lainnya, seperti membaca buku, menonton film, melakukan hobi, dan sebagainya.
Manfaat Eisenhower Matrix untuk Manajemen Waktu
Dari pengertian Eisenhower Matrix di atas, dapat terlihat beberapa manfaat yang bisa digunakan untuk memiliki manajemen waktu yang baik, yaitu:
1. Menentukan Skala Prioritas
Perlu diingat bahwa tidak semua tugas atau pekerjaan harus selesai di waktu tertentu saja. Kamu bisa membaginya ke dalam kuadran-kuadran yang sudah dibahas di atas agar lebih efektif. Sehingga, dapat dimanfaatkan untuk membantumu membagi waktu antara mengerjakan tugas sekolah dan belajar ujian masuk PTN.
Selain efektif, proses pengerjaan tugas pun akan lebih optimal dan maksimal. Kamu bisa lebih puas terhadap output (hasil) dari menentukan skala prioritas berdasarkan kuadrannya masing-masing.
2. Dasar Penentu Keputusan
Dengan matriks eisenhower, secara tidak langsung kamu sudah bisa mengatur dan menentukan keputusan terbaik untuk dilakukan. Mengapa? Pasalnya, menentukan tugas apa saja yang harus masuk sesuai kuadrannya tentu membutuhkan proses dan pertimbangan.
Kamu bisa lebih memahami tugas apa saja yang memang harus diselesaikan saat itu juga dan mana yang tidak. Hal ini akan sangat bermanfaat baik untuk diterapkan dalam kehidupan sosial.
3. Memahami Kapasitas Diri
Pernah mendengar istilah yang mengatakan bahwa hanya kamulah yang memahami diri sendiri sepenuhnya? Jika pernah, konsep eisenhower matrix diagram sangat tepat untuk bisa memahami kapasitas diri.
Kamu bisa tahu seberapa jauh kapasitas dalam melakukan sebuah pekerjaan dari hasil klasifikasi tugas di setiap kuadran. Jika kamu merasa mampu dan tugas tersebut bisa diselesaikan cepat, berarti kamu meletakkannya pada Kuadran I. Begitu pula seterusnya.
Cara Menerapkan Eisenhower Matrix untuk Manajemen Waktu
Lalu, bagaimana cara menerapkan eisenhower matrix untuk manajemen waktu? Berikut ada beberapa tips yang bisa dilakukan:
1. Klasifikasikan Tugas ke Tiap Kuadran Berdasarkan Skala Prioritas
Pertama, pastikan kamu sudah mengklasifikan tiap tugas ke kuadrannya masing-masing. Utamakan tugas yang penting dan mendesak untuk dimasukkan terlebih dahulu agar proses eliminasi tugas lebih mudah dan efisien.
Selain itu, agar pengerjaan tugas lebih optimal, upayakan agar tiap kuadran tidak memiliki lebih dari 10 tugas. Jadi, maksimalkan tugas tiap kuadrannya sesuai kapasitas diri kamu, ya!
2. Buat Rencana Kegiatan
Setelah diklasifikan, kamu bisa membuat rencana kegiatan secara lebih detail. Dalam hal ini, kamu bisa menambahkan timestamp atau waktu pengerjaan tugas.
Dengan begitu, kamu bisa memiliki acuan kapan tugas harus mulai dikerjakan hingga selesai. Kamu bisa menerapkan konsep lain dalam pengerjaan tugas ini, seperti konsep Pomodoro. Selain itu, kamu juga bisa memberi warna untuk setiap tugas berdasarkan urgensinya masing-masing. Apabila sudah selesai, kamu bisa memberi tanda centang atau mencoretnya.
3. Eliminasi Tugas yang Tidak Penting
Agar penggunaan waktu lebih efisien setiap harinya, kamu bisa mengeliminasi tugas yang bisa dikerjakan nanti atau bahkan tidak dikerjakan sama sekali. Dengan begitu, kamu bisa lebih fokus untuk mencapai target yang dituju sejak awal.
Contoh Eisenhower Matrix
Eisenhower matrix ini bisa diterapkan untuk kamu yang sedang mempersiapkan UTBK SNBT. Bagaimana contohnya? Mari simak contohnya di bawah ini:
1. Kuadran 1
- Mempelajari materi untuk ujian sekolah esok hari.
- Latihan soal ujian sekolah.
- Fokus pada penguasaan konsep atau kata kunci setiap materi.
2. Kuadran 2
- Evaluasi materi yang sudah dipelajari sebelumnya.
- Penambahan materi atau informasi baru yang muncul ketika sedang belajar.
3. Kuadran 3
- Menguji kemampuan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan singkat.
- Mulai mengerjakan tugas-tugas kecil, seperti pekerjaan rumah.
4. Kuadran 4
- Beristirahat dengan melakukan kegiatan yang disukai.
- Meluangkan waktu untuk tidak berhubungan dengan tugas atau materi ujian.
Demikianlah pembahasan tentang eisenhower matrix mulai dari pengertian, manfaat, hingga cara penerapannya. Jika kamu ingin mengimplementasikannya untuk persiapan ujian, kamu bisa melihat contoh di atas agar memiliki gambaran lebih luas. Selamat mencoba!